Kurt Potter: Soustřeďte se na transparentnost, úspory se dostaví samy

Se šetřením v oblasti IT je ten zásadní problém, že zvenku nikdy nevíte, jak daleko máte zajít. Nevíte, kde přesně leží hranice, za kterou už ochromujete byznys nebo aspoň vytváříte neúnosná rizika, říká Kurt Potter, analytik společnosti Gartner, který koncem září přijel do Prahy na sérii mítinků s významnými klienty na téma optimalizace nákladů na IT.

IT organizace čelí nové vlně požadavků na úspory – je to po všech těch předchozích škrtech vůbec reálné?

Abych odpověděl na vaši otázku: ano, reálné to je. Ale především bych chtěl zdůraznit, že už ta samotná formulace – čelí požadavkům na úspory – se mi nelíbí. Samozřejmě, že to tak často je, ale je to špatně. Kde IT čelí požadavkům tohoto typu, tam to s IT , potažmo s celým podnikem či institucí, nevypadá dobře.

Jde o to, že IT organizace má řešit otázku nákladů sama, proaktivně. Pokud tak činí, společně s byznysem může najít optimální rovnováhu mezi náklady a poskytovanými službami.

To zní hezky, ale takhle v obecné rovině to není nic reálně využitelného.

Když formulujete zásady nějaké politiky, nikdy nejde o návod, to se nedá nic dělat. A proaktivita je bezpodmínečně nutná… Chcete-li tedy něco použitelného, mám heslo, které shrnuje podstatu problému , a přitom poskytuje jasné vodítko pro konkrétní kroky: transparentnost.

Kdybyste věděl, jak je to ve zdejším prostředí zprofanovaný pojem…

Bohužel, tím pojmem se často ohánějí i ti, pro něž je skutečné transparentnost tím posledním, co by potřebovali, což platí po celém světě. Ale tady se bavíme o nákladech na IT, potažmo o IT organizacích jako takových.

Z pohledu nákladů na IT je transparentnost naprosto zásadní podmínkou úspěchu IT organizace. Když je jasné, co za služby IT organizace nabízí a co ty služby stojí, přestávají být IT náklady záležitostí IT organizace a stávají se věcí těch, kdo objednávají a konzumují služby. Ti jsou jediní, kdo mohou kvalifikovaně rozhodnout, co opravdu potřebují.

Dokud totiž nejsou náklady na IT – a vůbec celé IT – transparentní, na CIO se valí protichůdné požadavky. Na jedné straně dostává příkazy snížit, v uvozovkách, svoje náklady, na druhé straně dostává seznamy požadavků, co má zajistit a v jaké kvalitě.

A transparentnost znamená propojení těch dvou stran rovnice. To ovšem není nic revolučního.

No… někdy se dá za revoluci označit aplikace banálního konceptu v prostředí, kde dosud aplikován nebyl. Ale to byla jen obecná poznámka; já netvrdím, že jde o revoluci. Jde o aplikování standardních byznysových a manažerských principů na oblast podnikových IT. Nic víc, nic míň.

Když se vrátím k vztahu požadavků a nákladů: jde o to, že interní zákazníci IT organizace, jimž říkáme souhrnně byznys, si musí být vědomi, že zdroje, které čerpají, jsou omezené. Dám jednoduchý příklad: požadavky na dostupnost. Když se lidí z byznysu zeptáte, jakou dostupnost požadují, každý vám řekne, že samozřejmě stoprocentní.

Oni vůbec netuší, jak dramatický je rozdíl v nákladech na zabezpečení různých úrovní dostupnosti! Nevědí, že zabezpečit dostupnost na úrovni 99,95 procenta stojí o dva řády víc, než mít danou službu prostě, v uvozovkách, většinou dostupnou.

Nepomohla by tady větší osvěta mezi manažery z byznysu?

Podívejte, vzdělávat můžete jenom toho, kdo se vzdělat chce. A ti lidé nechtějí být experty přes IT. Jejich zájem je přesně opačný: IT má poskytovat podporu, aniž by se o to museli starat. Když si doma chci natočit vodu z kohoutku, nechci se učit základy instalatérského řemesla…

Je lepší nástroj, jak manažery usměrnit v jejich rozhodování: dát jim pocítit důsledky té i oné volby. Zase jsme u transparentnosti, ale já mám na mysli konkrétní mechanismus zvaný chargeback. Tedy rozúčtovávání nákladů na IT podle spotřeby.

To je podle mého názoru nástroj řízení interní poptávky po IT službách, který je sice dávno známý a poměrně rozšířený, ale stále ještě podceňovaný – říkám to dobrovolně, abych předešel vaší námitce, že to není nic revolučního.

K rozúčtovávání nákladů se ještě dostaneme, ale pojďme se vrátit k jednodušším metodám úspor v IT. Nebo máte zkušenost, že ostatní, snazší možnosti jsou ve firmách a institucích již vyčerpány?

To se dá těžko paušalizovat. Obecně myslím, že ve většině organizací ještě nějaké nízko visící ovoce, jak se říká, zbývá. Ale problém je, že jednoduché úspory vedou k dalším a dalším požadavkům na jednoduché úspory.

Když to přeženu, čím úspěšnější ve škrtech nákladů jako CIO jste, tím větší problém do budoucna si vytváříte – protože eskalujete očekávání, která nelze dlouhodobě plnit. Prostě jednoduše škrtat donekonečna nemůžete.

Abych se neschovával za obecné proklamace: příležitostí k úsporám je spousta. Banálním příkladem je konsolidace nákupů komoditního zboží a služeb, kde můžete očekávat úspory v kolem deseti procent, a to prakticky okamžitě. Nebo můžete zrevidovat projekty a skoncovat s těmi, které nesplňují zpřísněné nároky. To přinese úspory o něco později, ale možná o málo vyšší.

Jestli jsou tyto příležitosti vyčerpány asi nejsem úplně kompetentní posoudit. My se v Gartneru snažíme mapovat celý trh, ale přece jenom větší přehled máme přes své klienty. A to nejsou vždy typičtí reprezentanti svých oborů. Když to zkrátím, na banální rady nepotřebují analytiky… Na nás se obracejí, když potřebují řešit sofistikovanější úlohy než nákup levnějšího toneru.

Co jsou to sofistikovanější úlohy? Mluvil jste o transparentnosti, ale to je vize, nikoli projekt…

Mluvil jsem také o chargeback systémech, což už jsou naprosto konkrétní projekty. A chcete další příklady? Třeba centra sdílených služeb. To je jedna z možných cest k úsporám, ale když se nezvládne, může naopak přinést podstatné zvýšení nákladů. A stává se to překvapivě často.

Opravdu? Vždyť ten princip, úspory z rozsahu, by měl úspory garantovat, ne?

Negarantuje. U centra sdílených služeb můžete dosáhnout záporného výsledku, a to i bez nějakého zjevného selhání toho projektu. Jde o to, že organizace často do těchto center přesouvají také služby, které neumějí centrálně provozovat tak, v uvozovkách, špatně, jak byly provozovány dosud.

Mají zkrátka neúplný katalog služeb, takže uživatelům nějaké opensourcové aplikace neumějí nabídnout nic jiného než obdobnou službu založenou na opravdu drahé aplikaci nějakého renomovaného dodavatele. Ta aplikace navíc běží ve špičkově vybaveném datové centru. I nejnižší úroveň SLA, kterou si v centru sdílených služeb dokáží představit, je pro některé druhy využití zbytečným luxusem.

Mimochodem, redukce SLA je zajímavým možným zdrojem úspor. Ale, a to se vracíme na začátek, k transparentnosti: o tom má rozhodnout uživatel, nikoli lidé z IT.

V této souvislosti se nabízí otázka, jestli nebudou uživatelé akceptovat nepřiměřené riziko. Ekonomicky jsou motivováni k úsporám – nehrozí, že budou ty úspory přehánět?

Máte pravdu, tato hrozba existuje. Ale řešením je opět transparentnost. Když máte katalog služeb a ty služby máte jasně popsané, jsou jasně definována i rizika. A když na ně uživatel přistoupí, musí si to obhájit.

Dobře, teď z jiného soudku: je mi docela divné, že ještě nepadlo slovo cloud…

Dostali bychom se k němu, nebojte se. Cloud je totiž zajímavý tím, že je to stejně tak možný zdroj úspor jako hrozba nárůstu nákladů. To první, totiž že cloud rovná se nižší náklady, se bere jako samozřejmost. Ale často to je naopak.

Pozor, nechci teď rozebírat jinak velmi zajímavá témata skrytých nákladů cloudových služeb nebo správného ocenění rizik. I při korektním započtení opravdu všech nákladů a ceny rizika jsou cloudové služby většinou opravdu levnější.

Přitom pozorujeme jako zcela běžný jev, že nižší cena vede k nárůstu spotřeby. Vždyť kolik máme doma televizorů? A kolik máme doma výpočetních zařízení všeho druhu? Kolik kusů zařízení schopných přehrát hudbu a video?

S cloudovými službami je to stejné. Pocit, že jde o levné zdroje, vede k plýtvání. A co s tím?

Když máte jako univerzální odpověď transparentnost, tak toto asi nebude výjimka…

Samozřejmě. Jak chcete uživatele přesvědčit, že něco vlastně nepotřebují – zvlášť, když je to levné? Musíte jim přinejmenším jasně ukázat, kolik co stojí, kolik by stála alternativa a co by mohli pořídit za ušetřené prostředky. A ještě lepší je, když jim místo vysvětlování, kolik to stojí, rovnou ty peníze naúčtujete.

Jedna faktura je lepší než tisíc slov, říkáte.

Ano, přesně tak to je. Nikdy nedokážete řídit chování uživatelů lépe, než to dokáží oni sami. Musíte je jenom přinutit, aby chtěli.

Tady je jádro problému s optimalizací nákladů na IT. Je až neuvěřitelné, jak drastické škrty leckde dokáží strávit, místo aby zprůhlednili fungování svého IT. Ale kde se k tomu odhodlají, tam najednou dokáží realizovat úspory, o nichž se jim ani nezdálo.