Sedm taktik při vyjednávání o SW/SaaS licencích

Miliony a někdy i desítky milionů – tolik je často v sázce při vyjednávání o podmínkách a ceně podnikových aplikací, ať už v podobě klasického, nebo cloudového softwaru (SaaS) a souvisejících služeb, jako je podpora a údržba. Kupodivu řada IT organizací a jejich mateřských podniků nevyužívá možností, jak při nákupu či obnově licencí zlepšit svou vyjednávací pozici, netaktizuje a zapomíná na pravidelnou optimalizaci svého aplikačního či licenčního portfolia a další více či méně skryté náklady.

Řídící analytik Gartneru Roberto Sacco, který se na oblast vyjednávání licenčních podmínek specializuje jak obecně, tak ve vazbě na konkrétní dodavatele, jako jsou SAP či Oracle, doporučuje všem IT organizacím a podnikům, aby se při vyjednávání důsledně drželi sedmi taktických kroků či postupů.

Za prvé byste měli dát prostor konkurenci – tedy konkurenčnímu tlaku více dodavatelů v rámci nákupu či obnovy. To je pro dosažení optimálních podmínek naprosto zásadní, téměř každý dodavatel totiž pod tlakem konkurence (RFI, RFP, VŘ) nabízí výhodnější ceny. Chcete-li oslovit jen několik vybraných dodavatelů (což je z procesního hlediska rozumnější), jsou výtečným výchozím bodem odpovídající  studie Gartneru Magický kvadrant a Průvodce trhem.

Druhým důležitým krokem či taktikou je správné načasování – to by se ideálně nemělo řídit termínem, kdy je nutné licenci obnovit či nejpozději nakoupit, ale koncem čtvrtletí, či ještě lépe fiskálního roku dodavatele, kdy mohou být jeho obchodníci kvůli splnění cílů ochotni nabídnout výhodnější podmínky.

Třetí na řadě je optimalizace existujícího licenčního inventáře – dodavatelé argumentující slevou se vám často pokusí prodat funkce, které nepotřebujete, nebo větší počet licencí, jež aktuálně nevyužijete. Často se navíc „zahojí“ na dalších poplatcích za podporu či údržbu. Redukce počtu licencí během licenčního období či v rámci obnovy bývá nicméně obtížná (zejména u SaaS), proto především dobře zvažte co nakoupit – tedy co reálně využijete v příštích dvanácti měsících.

Pokračování z INSIDE Observer….

Čtvrtá strategie je rozšířením druhé – nejen načasování na konec fiskálního roku, ale také znalost toho, co dodavatel, chce či potřebuje prodat (často k tomu motivuje obchodníky vyššími odměnami), je velmi užitečná. U veřejně obchodovaných dodavatelů to můžete zjistit například z pravidelných čtvrtletních zpráv o výnosech, kde obvykle uvádějí technologie, jež považují za strategické (ty se většinou snaží prodat především). Anebo se prostě zeptejte.

Pátý bod není strategií, ale spíše hygienickým návykem: kontrolujte tok informací, tak aby se například dodavatel nedozvěděl, že je preferován, ještě než proběhne RFP/VŘ. Hlídejte si také snahu dodavatelů protlačit se přes výše postavené osoby, například exekutivu.

Šestý bod je důležitý zejména u SaaS – ochrana ceny při obnově. Dodavatelé často pro získání nového zákazníka nasadí výrazně nižší ceny, protože počítají s tím, že při obnově pro něj bude příliš náročné a/nebo nákladné přejít ke konkurenci, a budou moci zdražit. Je proto dobré se před tím od počátku chránit odpovídající klauzulí.

Sedmý, poslední bod nákupní strategie se týká skrytých nákladů, jako jsou dodatečné testovací a vývojové licence (sandboxing), prémiová podpora nebo požadavek na přesný popis služby přímo ve smlouvě, aby ji dodavatel v čase nemohl redukovat či výrazně měnit ve váš neprospěch (řada SaaS služeb nabízí podrobnosti ke smlouvě jen formou odkazů na on-line dokumenty, jež nemusejí být v čase stálé/stále dostupné).

Další podrobnosti (včetně detailů, jako jsou termíny konců fiskálních roků velkých SW a SaaS dodavatelů) naleznete ve studii „Optimize Your IT Operational Costs With Gartner’s Top 7 Software and Cloud Negotiation Tactics“ (vyžaduje předplatné Gartneru). Její autor, analytik Roberto Sacco, navštíví 20. – 21. února vybrané klienty Gartneru v ČR a v Praze přednese také přednášku věnovanou problematice „megavendor“ licencí (SAP, Oracle, Microsoft).

Další komentáře

Digitální služby: právo není totéž co užitek

IT investicím státní správy ve světě vládne jeden jasný trend: data. Naznačují to výsledky každoročního rozsáhlého průzkumu Gartner 2019 CIO Agenda, jehož se zúčastnilo přes 3 100 CIO z 89 zemí, z toho více než 520 ze státního sektoru. Z jejich odpovědí vyplývá, že dvěma oblastmi, do nichž státní správa ve světě aktuálně investuje nejvíce, jsou analytika a kybernetická bezpečnost (dosavadní jednička, cloud, tak byla odsunuta na třetí příčku). Zajímavý je i přehled „revolučních“ (Game-Changing) technologií z pohledu...

Obnova až na konci životnosti

Zatímco PC trh klesá, obrat na trhu polovodičů roste – letošní rok by pak měl být co do celkového počtu prodaných zařízení podobný jako ten předchozí. Ultra přenosná prémiová zařízení (zejména tzv. ultrabooky a ultra přenosné konvertibilní notebooky) kompenzují pokles prodejů tradičních PC (stolních a klasických „tlustých“ notebooků) jen zčásti. Trend, který v poslední době narušila pouze dočasně obnova vozových parků klasických PC při přechodu na Windows 10, bude pokračovat i v příštích třech...