Deset pravidel Gartneru pro rychlé škrty v IT

Snižování či optimalizace IT nákladů je aktuálním tématem pro stále větší počet CIO. Analytici doporučují provádět tato opatření s rozmyslem – ideálně na základě auditu současných dovedností IT a porovnáním hodnotových a nákladových frameworků v oblastech financí, nákladů a tvorby hodnoty. Strategický úspěch IT – tedy schopnost smysluplně a podstatně ovlivňovat plnění cílů podniku za běžné situace a pomáhat firmě přežít v dobách krizí – úzce souvisí se třemi provázanými disciplínami IT finance: finančního řízení IT (ITFM), řízení IT nákladů a prokazování byznysové hodnoty či přínosu IT (podrobněji se jim budeme věnovat v chystaném speciálu INSIDE).

 

 

V současné době nicméně může nastat situace, kdy je třeba podrobit IT rozpočty okamžité, bleskové redukční dietě – stále pochopitelně platí, že se nemůžete rychle proškrtat směrem k růstu, nicméně je možné se rychle proškrtat směrem k záchraně a přežití. I v případě nutnosti okamžitých škrtů je ale důležité dodržovat jistá pravidla – například škrtání či zastavování projektů či služeb, kde již byla (většina) nákladů vynaložena mívá minimální přínos (ale může to mít značné dopady). Abyste škrtali způsobem, který vaší organizaci a podniku příliš neuškodí, doporučují analytici Gartneru dodržovat:

Deset pravidel pro rychlé škrty v IT.
  1. Snažte se o okamžitý dopad – eliminujte, pozastavte či redukujte položky, které se do cash flow promítnou během jednoho, šesti či nanejvýš devíti měsíců, nikoliv ty, jenž budou hrát roli v řádu let. Platí to i pro pravidelné platby za služby.
  2. Eliminujte, neodkládejte – zaměřte se na položky které lze z rozpočtu skutečně vyškrtnout, spíše než jen výdaj o pár měsíců nevyhnutelně odložit.
  3. Hotovost nade vše – řešte především položky, které mají skutečný hotovostní dopad na výkaz zisků a ztrát spíše, než na věci jako jsou odpisy a amortizace. Například úspory výdajů na cloudové služby jsou skutečná výdajová položka, zatímco redukce již nakupených licencí či aktiv jako je HW se promítne převážně do odpisů – můžete je ovšem prodat a následně si je pronajmout zpět, dává-li to smysl.
  4. Upřednostněte nevázané výdaje – tedy takové, u nichž není zaplacena záloha či podepsán kontrakt, v případě zasmluvnění zkontrolujte možnost výpovědi či předčasného ukončení.
  5. Řešte opex i capex. Provozní výdaje (opex) jsou obvykle snáze redukovatelné, nicméně výdaje kapitálové neopomínejte – z metrik Gartneru vyplývá, že u typického úsporného programu na ně připadá čtvrtina ušetřených prostředků.
Pokračování z INSIDE Observer
  1. Udělejte to jednou, pořádně. Většina firem nedokáže výdaje napoprvé seškrtat dostatečně, vzniká tak cyklus opakovaných úsporných koleček, který vede k nejistotě, nestabilitě a poklesu produktivity – to platí zejména pro propouštění.
  2. Již realizované výdaje nepřehlížejte – v případě hledání úspor je často uváděno, že bychom se neměli ohlížet na dosavadní již realizované výdaje (tzv. princip závazku). To sice může být u rychlých škrtů pravda, nicméně přinejmenším rámcová úvaha, zda úspory nebudou výrazně menší, než možný budoucí přínos je často na místě.
  3. Řešte volné i vázané výdaje – volné (diskreční) výdaje jako jsou nové projekty, funkce či služby je zdánlivě snazší škrtnout. Jenže i výdaje vázané, často základního provozního či infrastrukturního charakteru mohou být sníženy – například snížením míry obsazenosti či úpravou SLA.
  4. Zaměřte se na variabilní i fixní náklady – u fixních nákladů, které neškálují s objemem byznysu, například nájem kanceláří, předplacené služby či mzdy, se zaměřte na ty, které lze vypustit (eliminovat). U variabilních jako jsou některé náklady telekomunikační, výdaje na kontraktory či spotřební zboží zvažte možnosti eliminace i snížení (redukce).
  5. Sledujte výdajové účty – s partnerem z finančního či ekonomického oddělení vyberte účty či rozvahy, které prozkoumáte podrobněji (například z hlediska zálohových plateb či kumulace výdajů) abyste mohli určit jaké úspory a škrty budou mít bezprostřední dopad na cash flow.

 

Klienti – uživatelé služeb Gartner naleznou tipy, frameworky a doporučení, jak řídit úsporné programy v IT například v těchto studiích:

Use Gartner’s IT Finance Frameworks to Drive Successful IT Finance, Value and Cost Programs

5 Steps to Cost Optimization for Security and Risk Leaders in Uncertain Times

Financial Services CIOs’ COVID-19 Cost Optimization Action Plan

Tématu jsou také věnovány některé bezplatné webináře Gartneru, jejichž výběr pravidelně uvádíme na webu INSIDE.

Další komentáře

Analytické okamžiky

Analytický okamžik je poměrně nový pojem – jestliže jste se setkali s podobným pojmem byznys okamžik (business moment), budete asi tušit, co znamená. Byznys okamžik je klíčovým momentem, v němž se spouští řetězec událostí vedoucí typicky k realizaci jedné či více obchodních transakcí. Například rozbití okna při živelní události je takovým okamžikem – jde o počátek pojistné události, která musí projít procesy hlášení, schválení a pojistného plnění na straně pojišťovny a zároveň procesem opravy škody na straně...

Kontejnery mají zlaté dno

Kontejnery mají zlaté dno – či přesněji letos a v následujících čtyřech letech ho podle odhadu analytiků Gartneru budou mít – během pěti let (2019-2024) se objem světového trhu nástrojů pro správu kontejnerů přiblíží hranici jedné miliardy dolarů (či přesněji 944 milionů), což představuje bezmála pětinásobný nárůst oproti 216 milionům dolarů v roce minulém. V globálních číslech IT financí se pochopitelně (prozatím) jedná o drobnou položku – nicméně roční míru růstu (CAGR) 39 % v severní Americe a...