Deset pravidel Gartneru pro rychlé škrty v IT

Snižování či optimalizace IT nákladů je aktuálním tématem pro stále větší počet CIO. Analytici doporučují provádět tato opatření s rozmyslem – ideálně na základě auditu současných dovedností IT a porovnáním hodnotových a nákladových frameworků v oblastech financí, nákladů a tvorby hodnoty. Strategický úspěch IT – tedy schopnost smysluplně a podstatně ovlivňovat plnění cílů podniku za běžné situace a pomáhat firmě přežít v dobách krizí – úzce souvisí se třemi provázanými disciplínami IT finance: finančního řízení IT (ITFM), řízení IT nákladů a prokazování byznysové hodnoty či přínosu IT (podrobněji se jim budeme věnovat v chystaném speciálu INSIDE).

 

 

V současné době nicméně může nastat situace, kdy je třeba podrobit IT rozpočty okamžité, bleskové redukční dietě – stále pochopitelně platí, že se nemůžete rychle proškrtat směrem k růstu, nicméně je možné se rychle proškrtat směrem k záchraně a přežití. I v případě nutnosti okamžitých škrtů je ale důležité dodržovat jistá pravidla – například škrtání či zastavování projektů či služeb, kde již byla (většina) nákladů vynaložena mívá minimální přínos (ale může to mít značné dopady). Abyste škrtali způsobem, který vaší organizaci a podniku příliš neuškodí, doporučují analytici Gartneru dodržovat:

Deset pravidel pro rychlé škrty v IT.
  1. Snažte se o okamžitý dopad – eliminujte, pozastavte či redukujte položky, které se do cash flow promítnou během jednoho, šesti či nanejvýš devíti měsíců, nikoliv ty, jenž budou hrát roli v řádu let. Platí to i pro pravidelné platby za služby.
  2. Eliminujte, neodkládejte – zaměřte se na položky které lze z rozpočtu skutečně vyškrtnout, spíše než jen výdaj o pár měsíců nevyhnutelně odložit.
  3. Hotovost nade vše – řešte především položky, které mají skutečný hotovostní dopad na výkaz zisků a ztrát spíše, než na věci jako jsou odpisy a amortizace. Například úspory výdajů na cloudové služby jsou skutečná výdajová položka, zatímco redukce již nakupených licencí či aktiv jako je HW se promítne převážně do odpisů – můžete je ovšem prodat a následně si je pronajmout zpět, dává-li to smysl.
  4. Upřednostněte nevázané výdaje – tedy takové, u nichž není zaplacena záloha či podepsán kontrakt, v případě zasmluvnění zkontrolujte možnost výpovědi či předčasného ukončení.
  5. Řešte opex i capex. Provozní výdaje (opex) jsou obvykle snáze redukovatelné, nicméně výdaje kapitálové neopomínejte – z metrik Gartneru vyplývá, že u typického úsporného programu na ně připadá čtvrtina ušetřených prostředků.
Pokračování z INSIDE Observer
  1. Udělejte to jednou, pořádně. Většina firem nedokáže výdaje napoprvé seškrtat dostatečně, vzniká tak cyklus opakovaných úsporných koleček, který vede k nejistotě, nestabilitě a poklesu produktivity – to platí zejména pro propouštění.
  2. Již realizované výdaje nepřehlížejte – v případě hledání úspor je často uváděno, že bychom se neměli ohlížet na dosavadní již realizované výdaje (tzv. princip závazku). To sice může být u rychlých škrtů pravda, nicméně přinejmenším rámcová úvaha, zda úspory nebudou výrazně menší, než možný budoucí přínos je často na místě.
  3. Řešte volné i vázané výdaje – volné (diskreční) výdaje jako jsou nové projekty, funkce či služby je zdánlivě snazší škrtnout. Jenže i výdaje vázané, často základního provozního či infrastrukturního charakteru mohou být sníženy – například snížením míry obsazenosti či úpravou SLA.
  4. Zaměřte se na variabilní i fixní náklady – u fixních nákladů, které neškálují s objemem byznysu, například nájem kanceláří, předplacené služby či mzdy, se zaměřte na ty, které lze vypustit (eliminovat). U variabilních jako jsou některé náklady telekomunikační, výdaje na kontraktory či spotřební zboží zvažte možnosti eliminace i snížení (redukce).
  5. Sledujte výdajové účty – s partnerem z finančního či ekonomického oddělení vyberte účty či rozvahy, které prozkoumáte podrobněji (například z hlediska zálohových plateb či kumulace výdajů) abyste mohli určit jaké úspory a škrty budou mít bezprostřední dopad na cash flow.

 

Klienti – uživatelé služeb Gartner naleznou tipy, frameworky a doporučení, jak řídit úsporné programy v IT například v těchto studiích:

Use Gartner’s IT Finance Frameworks to Drive Successful IT Finance, Value and Cost Programs

5 Steps to Cost Optimization for Security and Risk Leaders in Uncertain Times

Financial Services CIOs’ COVID-19 Cost Optimization Action Plan

Tématu jsou také věnovány některé bezplatné webináře Gartneru, jejichž výběr pravidelně uvádíme na webu INSIDE.

Další komentáře

Jaké technologie chtějí kupovat CFO

Cloudové ERP, pokročilá analytika a datové technologie či RPA jsou oblastmi, do nichž chtějí během příštích čtyř let investovat finanční a ekonomická oddělení podniků. Odhalil to průzkum Gartneru uskutečněný v listopadu 2020 mezi bezmála 170 respondenty. „Mnohá finanční oddělení se snaží definovat, jak vlastně vypadá jejich digitální technologické prostředí, případně řeší, jak dosáhnout úspor, aby mohli rozvíjet své vlastní digitální iniciativy,“ říká viceprezident Gartner finance practice Dan Garvey. Digitální transformace pochopitelně byla tématem pro většinu ekonomických...

Čeští manažeři jsou s prací na dálku spokojeni méně než ti zahraniční

Že současné změny způsobu, kterým řada z nás pracuje, budou trvalé, naznačují průzkumy mezi zaměstnavateli (ať už jde o lídry HR či vedení byznysu) už od konce jara minulého roku. Během jarních vln pandemie a lockdownů nepracovalo na dálku jen asi 26 % ze 2 500 Gartnerem dotázaných zaměstnanců (plných 46 % pak pracovalo na dálku pět dnů v týdnu). Studie Gartneru publikovaná v červenci na základě průzkumů mezi více než pěti tisíci respondentů (421 HR lídrů,...