Jak řídit náklady v IT: Gartner ITCM Framework

Systematické řízení nákladů v IT jsme v minulém Observeru „nakousli“ přehledem deseti pravidel pro provádění rychlých škrtů. Tentokrát se vrátíme o jeden krok zpět a nahlédneme do hlavního frameworku pro řízení nákladů v IT (Gartner IT Cost Management Framework).

ITCM představuje základní pohled na řízení IT nákladů v organizaci. Je při něm zvolen obvykle jeden z tří základních postupů: minimalizace nákladů prostým omezením výdajů, optimalizace nákladů cestou dosažení co nejlepšího poměru cena/výkon nebo prací s nákladovou bází s cílem zvýšit hodnotu poskytovanou (využívanou) v organizaci. To, jaký přístup k řízení nákladů si CIO zvolí většinou úzce souvisí s best practice v oblasti ITFM (IT Finace Management – finanční řízení IT). Například hledání cest ke zvýšení efektivity stojí na benchmarcích a analýze “mezer”, jež jsou podstatou čtvrtého ze šesti pilířů ITFM. Obecně navíc platí, že zavedení best practice v oblasti ITFM je prekurzorem optimalizace nákladů – je velmi obtížné optimalizovat náklady, pokud do IT rozpočtu dostatečně nevidíte a nedokážete jej řídit (zní to možná zjevně, nicméně zjevnost a skutečnost nejsou totéž, zejména má-li skutečnost odpovídat nejlepší možné/známé praxi). Přístup CIO k řízení IT nákladů by měl zároveň v co největší míře odrážet hodnotovou propozici IT organizace – CIO tedy musí velmi přesně vědět, co je její podstatou.

Řízení nákladů je procesem, který přehledně popisuje jeho primární framework – na jednom konci modelu jsou organizace provádějící škrty v reakci na danou situaci (cosi jako fáze 1) – zejména ekonomický pokles, cílem je posunout IT organizaci (či celý podnik) na opačný konec vyspělostní „cesty“, kdy namísto nahodilých škrtů probíhá systematická optimalizace nákladů nebo ještě lépe optimalizace tvorby hodnoty.

Druhá fáze – optimalizace nákladů znamená nacházet efektivnější způsob fungování s cílem maximalizovat dopad přidělených rozpočtů: provozovat IT chytře, lépe, levněji a rychleji. CIO se pomocí studií* pokrývajících tuto oblast mohou dívat na své IT výdaje novým způsobem a zavádět strukturovaný, systematický přístup řízení nákladů (*například “Smarter Spending: Invest in Business Outcomes”).

Nejvyšší vyspělostní fází je optimalizace hodnoty, kdy se IT stává klíčovým přispěvatelem tvorby přidané hodnoty v podniku. Tento přístup k řízení nákladů spojuje všechny investice a výdaje s hodnotou kterou vytvářejí či pomáhají vytvářet – tato hodnota je pak hlavním kritériem pro odůvodnění výdajů.

Pokračování z INSIDE Observer

V jednoduchém přehledu tedy Gartner ITCM Framework vypadá takto:

Fáze 1: Škrtání nákladů – bývá krátkodobé, nahodilé, často v reakci na pokles ekonomiky či trhu, cílem je okamžité snížení. Seškrtání či rychlé snížení výdajů lze provést jejich eliminováním, racionalizací nebo renegociací.

Fáze 2: Optimalizace nákladů – je systematická a programová, vede ke strukturálnímu zlepšení. Mívá podobu zvyšování efektivity, zvyšování produktivity a přesouvání výdajů.

Fáze 3: Optimalizace hodnoty – jako hlavní kritérium má přidanou hodnotu (business value), do procesu je zapojen byznys či celý podnik (stakeholders). Jde v podstatě o pojetí IT coby investice do obchodních výsledků, kdy výdaje jsou přiřazeny k vytvářené hodnotě, jíž je podřízeno jejich plánování a prioritizace i nezbytná kontrola a měření. Nedílnou součástí jsou iterace a inovace.

S postoupením do vyšší fáze pak nejen roste orientace na tvorbu přidané hodnoty (a schopnost IT jí podporovat), ale jsou také lépe optimalizována související rizika.

Analytici doporučují, aby CIO tento framework použili pro zhodnocení svého přístupu k řízení IT nákladů, revizi své aktuální pozice, určení optimálního přístupu k nákladům s ohledem na jejich organizaci i podnik a definici kroků nezbytných pro jeho dosažení. Ideálním místem kde mohou klienti-uživatelé služeb Gartner začít je Cost Optimization in 2020 Resource Center Primer for 2020, všem čtenářům pak můžeme doporučit bezplatně dostupné základní rozhodovací rámce pro optimalizaci nákladů nejen pro IT, ale řadu dalších oblastí: Cost Optimization Decision Framework, nebo některé související webináře (seznam plánovaných je na konci Observeru).

 

 

Další komentáře

Jaké technologie chtějí kupovat CFO

Cloudové ERP, pokročilá analytika a datové technologie či RPA jsou oblastmi, do nichž chtějí během příštích čtyř let investovat finanční a ekonomická oddělení podniků. Odhalil to průzkum Gartneru uskutečněný v listopadu 2020 mezi bezmála 170 respondenty. „Mnohá finanční oddělení se snaží definovat, jak vlastně vypadá jejich digitální technologické prostředí, případně řeší, jak dosáhnout úspor, aby mohli rozvíjet své vlastní digitální iniciativy,“ říká viceprezident Gartner finance practice Dan Garvey. Digitální transformace pochopitelně byla tématem pro většinu ekonomických...

Čeští manažeři jsou s prací na dálku spokojeni méně než ti zahraniční

Že současné změny způsobu, kterým řada z nás pracuje, budou trvalé, naznačují průzkumy mezi zaměstnavateli (ať už jde o lídry HR či vedení byznysu) už od konce jara minulého roku. Během jarních vln pandemie a lockdownů nepracovalo na dálku jen asi 26 % ze 2 500 Gartnerem dotázaných zaměstnanců (plných 46 % pak pracovalo na dálku pět dnů v týdnu). Studie Gartneru publikovaná v červenci na základě průzkumů mezi více než pěti tisíci respondentů (421 HR lídrů,...