Způsoby, jak mohou organizace úspěšně motivovat zaměstnance k návratu do kanceláře, jsou už druhým rokem častým tématem diskusí a přednášek. Snaha o zavedení povinnosti docházet na pracoviště nemusí vždy vést k žádoucím výsledkům – může negativně ovlivnit nejen produktivitu ale také ochotu setrvat u zaměstnavatele, zejména pokud nejsou pravidla pro návrat sestavena strategicky a transparentně, zdůrazňují analytici Gartneru. Namísto zavádění povinnosti by firmy měly rozvíjet strategie jimiž zvýší zájem zaměstnanců o docházení na pracoviště – zejména tím že docházení do práce dají smysl (nebo jej posílí), nastaví transparentní motivační pravidla a vezmou v úvahu specifické potřeby zaměstnaců.

"Povinnost vrátit se zpět na pracoviště může zasáhnout do oblastí flexibility, autonomie a pohody zaměstnanců, zejména pokud postrádá smysl a důvod, což je v příkrém rozporu s orientací firem na lidské potřeby, kterou řada podniků hlásá," říká ředitel poradenství Gartner HR Practice Neal Woolrich. "Organizace se pokoušejí přilákat lidi zpět do kanceláře jídlem zdarma, kancelářskými vychytávkami nebo pružnou pracovní dobou, ale tato gesta nestačí. Zaměstnavatelé by měli uchopit to nejlepší z kancelářské zkušenosti a přeměnit své prostory z místa připoutaného k práci v prostředí orientované na lidi a jejich pocity při příchodu do práce.“

Jak dát místu smysl

Aktuální průzkumy Gartneru ze 3Q 2023 potvrzují, že při hledání nového místa je jednou z hlavních priorit lokalita. Zaměstnavatelé se zároveň v souvislosti se snahou dostat zaměstnance zpět do kanceláří setkávají s otázkou proč je třeba být (opět) v kanceláři když se práce v podstatě nezměnila.

„Opakovaně slýcháme, že většina zaměstnanců se cítí produktivnější doma, je proto zarážející, že zaměstnavatelé při nařizování návratu zaměstnanců do kanceláří neuvádějí racionální důvody,“ dodává Woolrich. Podobně to vnímají i zaměstnanci – průzkum Gartneru z červa 2023 (zúčastnilo se jej 3 500 zaměstnanců po celém světě) zjistil, že se bezmála  polovina pracovníků domnívá, že pravidla pro návrat do kanceláří odrážejí požadavky managementu a nikoliv potřeby zaměstnanců.

Vytvořit pracoviště orientované na účel spíše než na práci a sladit účel celodenní práce s místem – tedy dát zaměstnancům jasnou představuj o tom, jak se úkoly prováděné v kanceláři doplňují s těmi které mohou provádět na dálku. Jde primárně o úkol pro HR, IT v něm ale také hraje významnou roli.

Motivujte transparentností, spíše než nařízením

Z průzkumů vyplynulo, že více než polovina zaměstnanců se rozhodla nechodit do kanceláře jednoduše proto, že v tom nevidí smysl – mnozí jsou přesvědčení, že jsou stejně produktivní a kolaborativní, když pracují na dálku. Namísto nařizování návratu do kanceláří by tak organizace měly pracovníky motivovat otevřenou a upřímnou komunikací – v opačném případě se jen prohloubí deficit důvěry mězi zaměstnanci a vedením.

"Vedoucí pracovníci musí své zaměstnance respektovat natolik, aby jim sdělili skutečné důvody, které stojí za změnami pravidel,“ zdůrazňuje Woolrich. "Je důležité poskytnout jasné a platné zdůvodnění, které zaměstnancům pomůže pochopit co a proč se mění a proč bylo takové rozhodnutí učiněno.“

Zaměstnanci také stále citlivěji vnímají nesoulad mezi tím co jejich zaměstnavatel deklaruje a co reálně dělá. To se týká například deklarací o společenské odpovědnosti či podpoře inkluze a různorodosti na straně jedné, a klesající ochotě respektovat individuální preference či potřeby související s prací na straně druhé. Mezi nejdůležitější faktory, které napomáhají udržení zaměstnance se tak v poslední době vedle těch tradičních jako je kvalita nadřízených, řízení lidí nebo platové podmínky zařadil například respekt vůči zaměstnanci.

"Klíčové je vymanit se z převládajícího myšlení o kancelářské uniformitě a konformitě," uzavírá Woolrich. "Organizace musí nabídnout pracovní prostor zaměřený na zaměstnance, kde se pracovníci cítí stejně dobře a propojeně v kanceláři jako doma. To znamená vcítit se do a pochopit jedinečné situace zaměstnanců a ptát se co funguje, co ne a co lze udělat jinak."