22 měsíců trvají v průměru nákupní rozhodnutí ve veřejném sektoru – globální statistika průzkumu nákupních procesů a cyklů, uskutečněná na sklonku minulého roku mezi 1 120 respondenty, z nichž asi desetina pocházela z veřejné sféry, tak v podstatě ukazuje, že v Česku či na Slovensku tak často a vděčně kritizované průtahy nejsou vlastně ničím výjimečným. Jde totiž v průměru o vůbec nejdelší nákupní cyklus napříč odvětvími, mezi jehož příčiny patří: 

• Rozsáhlejší nákupní týmy s poměrně variabilní mírou zapojení v nákupních procesech 
• Menší zapojení nejvyššího vedení (vrcholná exekutiva či její ekvivalent ve státní sféře) na úrovni 41 % ve srovnání se zapojením nejvyššího vedení v komerční sféře, které činí v průměru 55 % 
• Více než dvě třetiny respondentů pak průtahy připisují chybějícím informacím, které by měli poskytnout dodavatelé 

Téměř polovina (48 %) respondentů pak uvedla, že v nákupním procesu došlo k šesti a více mírným nebo výrazným zpožděním. Kumulativní dopad zpožďujících faktorů, jako jsou změny v zadání, přidal v průměru sedm měsíců k technologickému nákupnímu cyklu ve státní správě. 

„Pořizování technologií přináší veřejnému sektoru problémy, které se v jiných odvětvích běžně nevyskytují,“ říká Dean Lacheca, viceprezident analytické společnosti Gartner. „Každá země má své vlastní zákony a pravidla pro zadávání veřejných zakázek a v rámci nich může mít každá organizace nebo ministerstvo svůj vlastní výklad. Nedodržení pravidel může mít vážné důsledky, od nežádoucí publicity až po osobní riziko trestního stíhání.“ 

Nákupní týmy ve veřejném sektoru jsou velké a složité 

Typický nákupní tým ve státním sektoru má dvanáct členů s různou mírou angažovanosti v procesu. Vedoucí pracovníci na nejvyšší úrovni ve státní správě mají tendenci se na nákupu technologií podílet méně (41 %) než jejich kolegové ze soukromého sektoru (55 %), aby se vyhnuli spojování s procesem a vytváření dojmu politického vlivu na výsledek. To současně způsobuje, že vedení na nejvyšší úrovni ve státní správě je méně ochotné obhajovat proces, pokud je zpochybňován neúspěšnými dodavateli nebo médii. 

Nákupní týmy ve veřejném sektoru jsou výrazně častěji než v jiných odvětvích složeny z provozních pracovníků nižší úrovně (46 %), kteří jsou bezprostředně ovlivněni nákupním procesem, a přitom přebírají roli odborníků na danou problematiku. Ačkoli nejvyšší vedení státních organizací (ekvivalent podnikové exekutivy) či členové řídicích orgánů a výborů mohou mít pravomoc sami rozhodovat, řídí se do značné míry výsledky hodnocení a doporučeními těchto provozních odborníků. 

Ke zpožďování nákupního cyklu přispívá více faktorů 

Nejčastěji uváděné faktory, jež způsobují významná zpoždění, vznikají ještě před zahájením oficiálního procesu zadávání veřejných zakázek. Může jít například o potřebu vypracování studie proveditelnosti či návratnosti (74 %), změnové požadavky vyžadující dodatečné přezkoumání a vyhodnocení (76 %) nebo potřeba dosáhnout dohody o rozpočtu (75 %). 

„Nákupní cykly ve státní správě mohou být dlouhé i proto, že jejich časové rámce mnohdy nejsou dostatečně pevně ukotveny,“ dodává Lacheca. „Původně plánované termíny se tak mohou zpozdit v důsledku kombinace kontrolovatelných i nekontrolovatelných faktorů, zejména pokud neexistují žádné externí harmonogramy a finální termíny.“ 

Pomoci mohou lepší informace a podklady ze strany dodavatelů 

Šedesát osm procent respondentů z veřejného sektoru uvedlo, že mírné až výrazné zpoždění nákupního procesu souviselo s nemožností získat od dodavatele konkrétní podrobnosti o produktu či implementační požadavky. Organizace z veřejného sektoru si přitom výrazně více cení reference od současných klientů a uživatelů než kupující z jiných vertikál – mimo jiné proto, že si s jinými státními organizacemi jen zřídka přímo konkurují a často řeší podobné či společné problémy.  

U vítězů výběrových řízení je tak mnohem pravděpodobnější, že poskytli nákupnímu týmu pro zhodnocení faktický a praktický obsah – analytici Gartneru proto doporučují, aby dodavatelé, kteří se orientují na veřejný sektor, věnovali úsilí zejména snadno přístupnému přehledu referencí ze státní sféry a vytvořili si pestrou knihovnu produktových materiálů, silně orientovanou na hodnotové posudky, kterou lze využít ve všech fázích nákupního cyklu.  

Klienti společnosti Gartner si mohou přečíst více v článku „Insights Into the Nature and Behavior of Public-Sector Buyer Teams“. Všem je pak dostupná elektronická brožura Gartneru Top Technology Trends in Government for 2022.